Percetakan formulir perusahaan
 |
| Percetakan formulir perusahaan |
Berdasarkan ruang lingkup penggunaan formulir dibedakan menjadi 2 yaitu formulir internal dan formulir eksternal. Formulir internal yaitu formulir – formulir yang digunakan di dalam lingkup internal perusahaan, sedangkan formir eksternal yaitu formulir – formulir yang digunakan lingkup antar perusahaan.
Banyak contoh formulir internal dan perusahaan dapat dilihat pada halaman ini, baik itu formulir internal maupun formulir eksternal. Formulir perusahaan dibuat umumnya untuk mengumpulkan data ataupun informasi di dalam maupun di luar perusahaan.
Pengertian formulir
Formulir perusahaan adalah dokumen yang dirancang dan dibuat untuk mengumpulkan data atau informasi dalam sebuah perusahaan baik itu formulir perusahaan dipakai di dalam lingkungan perusahaan atau disebut formulir internal maupun formulir digunakan untuk antar perusahaan atau formulir ekternal.
Disebut sebuah formulir mempunyai ciri – ciri yaitu adanya kolom isian yang harus diisi sesuai dengan judul kolom pada formulir tersebut. Setelah semua kolom isian diisi umumnya ditanda tangani oleh pembuat, disetujui atasan pembuat dan seterusnya.
Tujuan formulir dibuat
Formulir dibuat untuk mengumpulkan informasi ataupun ata berdasarkan isian pada formulir tersebut. Informasi dan data yang dikumpulkan dari formulir perusahaan dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti:
- Memonitor hasil produksi dan membandingkan dengan target apakah sudah tercapai atau belum.
- Memonitor ketidak sesuaian untuk dicari penyebab dan mencari solusinya.
- Mengukur kepuasan pelanggan supaya tidak diambil alih oleh kompetitor.
- Memonitor jumlah pengiriman hasil produksi agar sesuai dengan jadwal, dll.
Formulir perusahaan harus diisi dengan lengkap dan akurat untuk memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Cara membuat formulir
Dalam merancang sebuah formulir perlu diperhatikan item – item apa saja yang akan dicantumkan dalam formulir tersebut. Item – item dalam formulir dapat dirancang sendiri atau melalui rapat internal untuk membahas rancangan formulir tersebut.
Setelah dirasa lengkap informasi ataupun data yang ingin dikumpulkan maka mulailah merancang formulir.
Merancang atau desain formulir mengikuti penjelasan atau informasi dari pemesan seperti bagaimana layoutnya, di mana posisi logo, alamat, judul formulir, isian, jumlah baris, siapa saja yang harus menandatangani formulir, dll.
Apabila formulir tersebut perlu didistribusikan ke beberapa bagian, maka perlu dirancang dengan beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan.
Jenis Formulir perusahaan
Formulir perusahaan menurut jenis dan penggunaannya terdapat 2 jenis formulir. Formulir internal yaitu formulir yang digunakan di lingkup perusahaan itu sendiri, misalnya formulir dari bagian A ke bagian B dan sebagainya.
Dalam sebuah bagian atau departemen pada perusahaan besar bisa juga terdiri dari beberapa seksi. Bagian HRD terdiri dari seksi Personalia, General Affair, Legal,dll. Bagian Produksi terdiri dari seksi Part Supply, Produksi, Inspection, Packing, dll. Begitu juga dengan bagian – bagian lainnya, bisa terdiri dari beberapa seksi.
Formulir eksternal yaitu formulir yang digunakan di lingkup antar perusahaan atau ke instansi lainnya, misalnya formulir digunakan untuk customer survey, surat jalan, surat return material ke supplier dan sebagainya.
Contoh formulir internal
Seperti penjelasan di atas mengenai formulir internal perusahaan contohnya antara lain formulir dari bagian produksi ke bagian gudang. Penggunaannya antara lain formulir untuk pengambilan barang dari bagian gudang ke bagian produksi atau sebaliknya yaitu formulir pengiriman barang dari bagian produksi ke bagian gudang.
 |
| Contoh formulir internal perusahaan PT ACI |
 |
| Contoh formulir internal perusahaan PT Sabas |
 |
| Contoh formulir internal perusahaan PT Kanemory |
 |
| Contoh formulir usaha pribadi |
Contoh lain formulir internal digunakan dari bagian HRD ke bagian produksi seperti permintaan karyawan baru, permohonan cuti, permohonan lembur, dll. Beberapa perusahaan menerapkan formulir ini namun ada juga yang tidak tergantung dari sistem dari perusahaan masing – masing.
Contoh formulir eksternal
Seperti penjelasan di atas mengenai formulir eksternal perusahaan contohnya formulir digunakan dari perusahaan satu ke perusahaan lain seperti formulir surat jalan untuk pengiriman barang ke pelanggan, formulir surat laporan jumlah karyawan ke departemen tenaga kerja, formulir pemberitahuan ke perusahaan terkait, dll.
Formulir internal dan eksternal perusahaan dapat dicetak sendiri dengan menggunakan printer atau mesin foto copy oleh setiap perusahaan, namun dengan alasan dan tujuan tertentu formulir dapat dicetak masal ke penyedia jasa percetakan karena kebutuhannya banyak. Untuk menghemat biaya cetak, perlu menggunakan penerima jasa percetakan dari luar seperti Perecetakan Rijick Cipta.
 |
| Contoh formulir eksternal perusahaan PT ACI |
 |
| Contoh formulir eksternal perusahaan PT Kanemory |
 |
| Contoh formulir eksternal perusahaan PT Kanemory |
Untuk formulir yang didesain oleh percetakan Rijick Cipta, sebelum dicetak masal maka akan dilakukan proses approval dari sebuah desain. Setelah desain dibuat dan disetujui selanjutnya akan dibuatkan perintah cetak berupa Purchase Order atau PO atau dalam bentuk dokumen lain.
Desain formulir
Percetakan menerima soft copy desain sebuat formulir atau bisa juga berupa draft desain formulir selanjutnya akan dibuat desain sesuai informasi dari pemesan.
Detil informasi pada tahap desain formulir ini antara lain : jenis bahan kertas, warna cetakan, jumlah rangkap, warna setiap rangkap, ukuran kertas, dll.
Tahap berikutnya adalah mendesain formulir sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Desain formulir harus mencakup informasi yang diperlukan, seperti nama formulir, kolom-kolom yang dibutuhkan, dan logo perusahaan atau organisasi.
Proses cetak formulir
Tahap berikutnya yaitu pencetakan formulir. Cetakan formulir dapat dibuat dengan berbagai metode, seperti pencetakan offset, pencetakan digital, atau pencetakan sablon.
Dasar dari proses cetak formulir yaitu Purchase Order atau PO atau dokumen lain yang menyatakan perintah cetak seperti WA, SMS, atau lainnya.
Finishing formulir
Tahap terakhir yaitu finishing. Finishing disini maksudnya adalah setelah formulir dicetak selanjutnya mau diapakan, misalnya dijilid atau dibuat buku, dipotong menjadi beberapa bagian, pelipatan, perforasi, dll.
Setelah tahap finishing selesai kemudian dipacking lalu dikirimkan ke pelanggan tentunya dengan salah satu contoh formulir eksternal yaitu surat jalan dan invoice.